Appuntamento tramite messaggio

L’importanza di una corretta comunicazione

Alcuni utili suggerimenti per scrivere una mail in inglese

COME RICHIEDERE UN APPUNTAMENTO TRAMITE MAIL

Vuoi incontrare i tuoi clienti o potenziali tali? Vuoi aumentare le probabilità di fare nuovi affari? Di aumentare i tuoi profitti? Di migliorare la tua azienda e rendere più forti i legami interpersonali? Quello che devi fare è iniziare ad ottenere dei SI alle tue richieste di appuntamento. E come ti cimenti con una richiesta di questo tipo se deve essere in inglese?

Se ti è già capitato di richiedere un appuntamento in inglese e i riscontri sono stati negativi quasi sicuramente va rivista la composizione del messaggio. Forse hai utilizzato un tono non consono. Forse le espressioni e le richieste non erano pertinenti. E come si fa a contattare qualcuno in inglese e chiedergli un appuntamento in modo corretto ed ottenere un riscontro positivo?

Consideriamo chi è il destinatario della tua richiesta: un funzionario governativo? Un cliente? Un candidato ad una posizione lavorativa? Il primo caso è molto diverso dai secondi due per una questione di modalità. Infatti, se per il cliente e per il candidato è sufficiente una mail, il funzionario governativo andrà probabilmente contattato tramite lettera. Il tono ed i contenuti invece possono essere gli stessi. Importante: trattandosi di primo contatto bisogna esseri rigorosi, professionali e cordiali. Usa sempre questo stile anche nelle comunicazioni successive, in fondo non c’è motivo di cambiarlo.

Una volta capito che tipo di messaggio spedire è opportuno verificare i seguenti punti:

  • Controlla la disponibilità della persona tramite telefono. Contatta la reception o la segreteria e chiedi conferma di disponibilità.
  • Assicurati della tua disponibilità.
  • Controlla la posizione lavorativa, il titolo ed il nome della persona da contattare.
  • Considerando la situazione potresti pensare ad uno stratagemma per aumentare le probabilità di una risposta positiva alla tua richiesta. Un pranzo di lavoro è una tattica comune per ottenere un si dal tuo interlocutore.

Occupiamoci ora di cosa scrivere, dei contenuti della nostra mail:

  • Introduzione. Se necessario devi presentarti, soprattutto se stai contattando qualcuno a nome del tuo manager. È inoltre d’aiuto menzionare il nome di chi ti ha dato i dati di contatto.
  • Fai presente il motivo dell’appuntamento. Cerca di essere il più convincente possibile suscitando curiosità e sottolineando i vantaggi dell’incontro per l’altra parte.
  • Offri un giorno e un orario ma sii flessibile proponendo una fascia oraria e non un’ora precisa. Chiedi anche a chi riceve il tuo messaggio di suggerirti un’alternativa.
  • Fornisci indicazioni sulla location per l’incontro includendo una descrizione su come raggiungerla ed una mappa.
  • Chiedi una conferma di avvenuta ricezione del messaggio e di presenza all’appuntamento.

Di seguito i fattori che aumentano le probabilità di un riscontro positivo:

  1. Una ragione valida
  2. Una buona location
  3. Un buon momento

Se si ha una ragione valida, un motivo serio che ti spinge ad incontrare qualcuno e a ciò si aggiungono una buona location e un buon momento si può essere quasi certi di ottenere un si.

A fianco un esempio di richiesta di appuntamento molto professionale. Include la data e l’ora, una breve presentazione di me, i dati di chi mi ha passato il contatto, il motivo della mia visita (inclusa la location), i vantaggi che otterrebbero incontrandomi, le mie referenze e la mia totale flessibilità per confermare l’incontro.

ESEMPIO DI MESSAGGIO

Dear Ms. Leslie,

I am writing to request an appointment with Mr. Richard Fish on Friday, May 8, between noon and 4:00 pm.

I am Francesco Falcone, a Business English Specialist training export specialists on new tools and international law to cooperate with companies based in other countries.

I had your contact details from Mr. Daniele, the CEO of Inalpi. 

I will be in Munich at the Bayerischer Hof Hotel to partecipate in the BES Conference, a gathering of over 100 export managers, export manager assistants and students of Business and International Law. 

I would like to discuss issues impacting to the export manager profession and improving your businesses abroad including the international payment methods, letters of credit and bank guarantees.

Please contact me at falcone.f78@gmail.com or +39 333 8663 496 with any questions and to confirm an appointment. Of course I will do all I can to modify my schedule to coincide with Mr. Fish’s availability. 

Thank you for your assistance with this request.

Sincerely,

Francesco Falcone. 

In questo messaggio ho incluso tutti gli elementi pertinenti la mia richiesta. È efficace e facilmente adattabile a qualsiasi contesto ed evenienza. Ed è utile ricordare che più appuntamenti significa più soldi.

Spero tanto che l’articolo ti sia piaciuto e sono sicuro che ti aiuterà tantissimo in ambito lavorativo. Fammi sapere cosa ne pensi e se l’hai trovato utile.

Stay tuned!

CONTATTI

Francesco è disponibile per corsi e collaborazioni con aziende che lavorano a livello internazionale e che vogliono migliorare la qualità del proprio operato.

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