Riprenditi i soldi che ti spettano – parte 1

L’importanza di una corretta comunicazione

Alcuni utili suggerimenti per il recupero crediti in inglese

COME RICHIEDERE UN PAGAMENTO TRAMITE MAIL

Hai clienti all’estero? Devi recuperare dei pagamenti? Hai provato a mandare delle mail ma senza ottenere alcun risultato?

Se la risposta alle domande di sopra è SI allora non ti resta che leggere di seguito.

Per evitare di rincorrere i tuoi clienti esteri con email sbagliate e inefficaci e per raccogliere i tuoi pagamenti nel più breve tempo possibile devi attuare un piano di lettere da far recapitare ai tuoi debitori con tempistiche precise e toni ben adeguati alla gravità del ritardo.

La prima lettera:

Questa è sicuramente la prima lettera che stai spedendo ma con ogni probabilità non il tuo primo contatto con l’azienda. Avrai certamente già inviato la fattura ed un messaggio di promemoria per ricevere il tuo pagamento in tempo. Questa prima lettera di recupero crediti deve essere assolutamente mandata appena il termine ultimo per regolare il compenso è stato superato.

I toni da usare sono amichevoli, di informazione e professionali. In fondo si tratta del primo avviso. E non devi dimenticare che le motivazioni per cui non sei stato pagato possono essere moltissime: forse il cliente non ha mai ricevuto la tua fattura, o forse la stessa contiene degli errori di compilazione. Quindi prima di attaccare e accusare, devi dare al tuo acquirente la possibilità di raccontarti il motivo di questo ritardo. Ciò ti consente di mantenere ottimi rapporti con l’altra parte.

Quali informazioni sono imprescindibili in questa prima lettera di recupero crediti?

  • Giorni di ritardo
  • Somma dovuta
  • Dettagli dei precedenti tentativi di recupero crediti
  • Informazioni sullo stato del bilancio del cliente
  • Istruzioni su come risolvere i pagamenti non effettuati
  • Prossima data ultima per effettuare i pagamenti. Bisogna specificare una data e non utilizzare vaghe espressioni come “entro i prossimi 7 giorni lavorativi”
  • Le tue informazioni di contatto

Ecco quindi di seguito un esempio di prima lettera da inviare:

ESEMPIO DI MESSAGGIO

Dear [Insert Name],

This is just a reminder that your account is past due. According to our records your balance of $ 10.000 is currently 2 days past due. We have emailed a detailed copy of your account statements. In the event you have not received these messages and documents, we have provided a summary of your account below.

Invoice number: 203 2020
Invoice Date: 10/01/2020
Amount: $ 10.000  Due Date: 30/03/2020
Days past due: 2

We would much appreciate if you could let us know the status of this payment. Please contact us or send your payment of $ 10.000 to the address below by April 16, 2020 if you have not already done so.

Francesco Falcone ATTN: Accounting Dept. falcone.f78@gmail.com

If there is some error or you are unable to pay at this time, please contact me at +39 333 8663 496 so we can correct any errors or arrange for another payment plan. Thank you for your prompt response to this request and for your continued business.

Sincerely………..

Quello di sopra è un esempio che può essere adatto a qualsiasi caso ed è una prima gentile richiesta di saldo. Nel caso non si ottenga nessuna risposta bisogna scrivere una seconda lettera capace di bilanciare in modo appropriato toni più assertivi e allo stesso tempo ancora amichevoli.

Per saperne di più continua a seguirmi…………..presto la seconda lettera di recupero crediti.

Stay tuned!

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